Suivre ses finances en micro-entreprise
Tu jongles avec les clients et les projets, mais est-ce que tu prends le temps de bien suivre tes finances ?
Dans cet article, nous plongeons dans l’univers souvent négligé de la gestion financière pour les micro-entreprises. On aborde les astuces et les pièges à éviter pour maintenir une santé financière optimale. Prêt à explorer comment une gestion rigoureuse peut transformer ton activité ?
Tu peux écouter l’épisode de Podcast ci-dessous ou lire la retranscription juste après.
Pourquoi avoir une bonne gestion financière est important même en micro-entreprise ?
Suivre tes finances en micro-entreprise et avoir une bonne gestion financière, c’est vraiment indispensable. Encore trop d’entrepreneurs négligent cet aspect de leur business et les conséquences peuvent être désastreuse (non, je n’exagère pas).
Voici 4 bonnes raisons d’avoir un suivi rigoureux de tes finances en micro-entreprise :
👉🏼 Le premier point qui me semble essentiel, c’est que tu auras une meilleure vision de ton activité au niveau de ta rentabilité.
👉🏼 Ça te permettra également de savoir si le statut de la micro-entreprise est toujours adapté à ton activité dans le temps avec son évolution.
👉🏼 Ça te permettra aussi d’anticiper tes investissements.
👉🏼 À mon sens, avoir une vision détaillée et saine de tes finances t’enlèvera aussi un bon poids des épaules. Ça peut réduire considérablement ton stress parce qu’il y a beaucoup de croyances et de stress autour de l’argent. Avoir une bonne vision et savoir exactement où tu en es, qu’est-ce que tu peux faire comme investissement ou pas, où en est ta trésorerie, ton chiffre d’affaires, tes dépenses, etc. C’est à mon sens aussi important pour toi et ça te permettra d’être moins stressé.e et plus serein.e.
Les erreurs à éviter dans ta gestion financière
🟠 Erreur 1 : suivre uniquement ton chiffre d'affaires
En micro-entreprise, il n’y a pas de réelle comptabilité. De ce fait, de nombreux indépendants ont tendance à surveiller uniquement leur chiffre d’affaires, mais pas vraiment leurs dépenses et leurs sorties d’argent.
Je trouve que c’est hyper dangereux de fonctionner comme ça, car dans ce cas l’image est tronquée et il manque une grosse partie du suivi financier.
Déjà ce qu’il faut savoir c’est que tout le monde a des charges, même si en tant qu’entrepreneur sur le web on a quand même la chance d’avoir des charges assez faibles. Mais le piège dans lequel il ne faut pas tomber c’est de se dire « ah oui moi j’ai que mes cotisations sociales de toute manière. Je travaille la maison sur mon ordinateur, donc je n’ai pas d’autres charges ».
❌ C’est faux, on a tous des charges en tant qu’entrepreneur, même en micro-entreprise.
Le premier poste de dépense effectivement ça va être les cotisations sociales qui sont calculées en micro-entreprise en pourcentage de ton chiffre d’affaires. Avec ce régime, tu bénéficies d’une gestion simplifiée. L’administration fiscale ne tient pas compte de tes charges réelles. On va prendre un pourcentage sur le chiffre d’affaires, on va effectuer un abattement sur le chiffre d’affaires pour les impôts mais ce sera le même pour tout le monde, peu importe que tu aies des charges élevées ou pas.
C’est donc d’autant plus important face à ce motif-là de suivre tes finances en règle générale pour savoir si le statut de la micro-entreprise est toujours adapté à ton activité, si tu rentres toujours dans tes frais et si tu peux poursuivre dans les mêmes conditions.
Du coup tes cotisations sociales tu les as souvent en tête parce que de toute manière tu vas faire tes déclarations de chiffre d’affaires tous les mois ou tous les trimestres selon l’option que tu as choisie. Tu connais donc assez facilement le chiffre d’affaires et les cotisations qui rentrent et qui sortent chaque mois ou chaque trimestre. Mais il ne faut pas oublier les autres dépenses que tu as qui sont liées à ton activité.
🟠 Erreur 2 : sous-estimer tes charges
On va faire un petit tour des dépenses principales pour te donner un aperçu de ce à quoi il faut penser.
🔶 Le premier poste de dépenses auquel je pense, ce sont tes outils.
Quand on commence dans l’entrepreneuriat, souvent on va avoir un logiciel d’emailing, un logiciel pour faire des devis et factures. On peut également utiliser des logiciels de productivité comme Notion, clockify et autres.
La formule gratuite pour débuter est souvent suffisante. Mais quand l’activité va évoluer, on va parfois devoir passer aux formules payantes. Et dans ce cas-là, c’est indispensable de suivre combien chaque outil va te coûter parce que quand on additionne tous ces outils et qu’une activité se développe, ça peut vite présenter un budget assez conséquent.
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🔶 Deuxième poste de dépenses à ne pas négliger, c’est le matériel.
Alors, tu vas me dire peut-être que tu es déjà équipé et que tu as tout ce qu’il faut à la maison.
Le problème, c’est que quand on travaille sur le web, le matériel informatique ça a une durée de vie qui est limitée. Donc tu n’iras sûrement pas acheter du matériel tous les mois et peut-être même que pendant un an tu n’auras besoin de rien acheter du tout. Mais toujours est-il qu’un jour, il faudra remplacer ton ordinateur. Certainement qu’un jour, tu vas vouloir acheter un micro parce que tu vas vouloir lancer ton podcast ou une chaine YouTube. Les exemples sont multiples.
Donc pour tout cela, c’est important de prévoir un budget et de mettre de l’argent de côté. Si un jour, tu dois racheter un téléphone ou un ordinateur, ce sont des dépenses qui peuvent coûter très cher. Une panne est également vite arrivée alors anticiper ce genre de chose est vraiment primordial.
🔶 Autre poste de dépenses, la formation.
Là, je pense que c’est important aussi d’en tenir compte. En tant qu’entrepreneur, tu as plutôt intérêt à te former de façon régulière pour rester compétitif, pour augmenter tes compétences, te former en fonction des nouveaux projets que tu veux mettre en place, etc.
Le budget formation peut aussi vite devenir assez important : des formations en ligne, un coaching, un accompagnement que tu prends avec un professionnel, des livres que tu vas acheter, etc.
Bref, tu vois que ça peut aussi vite chiffrer dans cette catégorie.
🔶 Ensuite, on va avoir les frais de banque.
Si tu as un compte professionnel ou un compte dédié qui génère des frais, cela va te coûter on va dire une dizaine d’euros par mois.
Mais il ne faut pas oublier aussi les frais bancaires que tu peux avoir éventuellement si tes clients payent via des plateformes comme Stripe ou PayPal qui vont prendre une commission sur chaque transaction.
Donc là c’est souvent un pourcentage de ton chiffre d’affaires. Ce montant compte également dans tes dépenses, dans tes charges.
🔶 Ensuite, on va avoir les charges liées à la communication.
On n’y pense pas forcément parce que beaucoup d’entrepreneur avec des activités digitales utilisent les réseaux sociaux de façon gratuite. Mais il y a bien souvent des dépenses à compter quand même dans cette catégorie.
Certaines charges de communications sont très ponctuelles. Par exemple, si tu as un site web, tu ne paieras sans doute pas tous les mois pour ton site. Mais une fois par an, tu devras tout de même renouveler au minimum ton nom de domaine et ton hébergement. Du coup, tout ça, ça se calcule, même si c’est qu’une fois dans l’année ça te fait quand même un budget.
Si tu imprimes des cartes de visite ou des supports physiques papier type flyers, c’est également à prendre en compte dans ton budget global.
🔶 Les frais administratifs.
Tu peux regrouper dans les charges administratives tout ce qui va être assurance, mutuelle, etc. Éventuellement si tu cotises aussi pour ta retraite avec un PER par exemple, donc un plan épargne retraite.
Toutes ces choses-là, c’est aussi à prendre en compte parce que souvent, c’est ton activité professionnelle qui va financer ces investissements-là.
🔶 Autres dépenses et charges financières.
Tu peux avoir également un budget événementiel si tu participes de temps en temps à un salon professionnel, à un regroupement d’entrepreneurs, etc. Ce genre d’évènement ça peut vite coûter cher (déplacement, hébergement, billet d’entrée, repas, etc.) et donc demander des finances supplémentaires.
Le dernier point auquel je pense, ce sont tes frais de déplacement. Alors ça, ce ne sera peut-être pas le cas de tout le monde, mais si tu as une activité qui nécessite de te déplacer sur le lieu où se trouvent tes clients par exemple, ça peut aussi vite être un budget. Je pense là notamment aux photographes qui se déplacent pour réaliser une séance photo ou aux thérapeutes qui vont réaliser un soin chez leur client. Si c’est ton cas, tu vas prendre ta voiture ou prendre un billet de train, éventuellement avoir aussi un hébergement, etc. Donc tout ça c’est à prendre en compte aussi parce que ce sont des frais qui sont nécessaires dans le cadre de ton activité.
Alors je rappelle quand même au cas où, en micro-entreprise on ne déduit aucune charge. Donc tous ces frais de déplacement, de communication, de matériel ou encore de formation, tu ne pourras pas les déduire. Toujours est-il que c’est important de les prendre en compte parce que comme je le disais ce sont des frais qui sont nécessaires pour ton activité.
Si tu n’avais pas ton activité d’indépendant / de freelance, tu n’aurais pas ces dépenses-là. Donc que tu les finances avec ton compte perso, avec ton compte pro ou peu importe, il n’empêche que c’est quand même intéressant de les rattacher à ton entreprise parce que ce sont des frais nécessaires au bon fonctionnement de ton activité.
Les avantages d'avoir une gestion financière solide même en micro-entreprise.
🟠 Surveiller la rentabilité quand l'activité est en croissance
Du coup tu vois que quand on fait la liste, on se rend compte que finalement les dépenses peuvent vite s’accumuler.
Au début souvent on en a pas beaucoup parce que, comme je le disais plus haut, en travaillant sur des métiers qui utilisent le web on a la chance de ne pas avoir de frais importants comme par exemple la location d’un local. Mais toujours est-il qu’il y a quand même des charges à prendre en compte.
Et quand l’activité se développe, généralement les charges se développent elles aussi : faire évoluer les outils qu’on utilise, déléguer certaines tâches, etc.
Je n’en ai pas parlé dans les catégories de charges, mais si tu commences à déléguer des prestations c’est aussi un poste de dépenses à prendre en compte.
Donc voilà, quand l’activité évolue on se rend compte que les charges évoluent aussi et donc c’est important de garder un œil là-dessus. Car qui dit charges qui augmentent dit impact sur la rentabilité.
En ayant une bonne gestion financière, tu vas pouvoir suivre ta rentabilité et savoir si le statut de la micro-entreprise est toujours adapté à ton activité.
🟠 Anticiper les investissements à venir
En suivant rigoureusement tes entrées et tes sorties d’argent, tu vas aussi pouvoir anticiper tes futurs investissements.
Ça, c’est un point important dont je t’ai parlé au début de l’article. Si tu dois changer d’ordinateur d’ici deux ans ou que tu veux investir par exemple dans un coaching avec un pro tu vas devoir vérifier que tu as les fonds nécessaires pour pouvoir faire cet investissement-là.
Donc soit tu en as besoin tout de suite et à ce moment-là tu vas aller taper dans ta trésorerie qui j’espère sera suffisante pour pouvoir t’aider. Si jamais c’est un projet à moyen / long terme, comme par exemple anticiper le fait que ton ordinateur devrait être remplacé d’ici deux à trois ans, et bien tu pourras à ce moment-là prévoir tous les mois d’épargner de l’argent pour anticiper cette future dépense.
🟠 Te rémunérer à ta juste valeur
Donc quand tu as encaissé ton chiffre d’affaires et que tu as payé tes charges, l’argent qui reste tu peux le prendre en totalité pour toi.
Ce n’est pas forcément ce que je te recommande, je pense que c’est important de garder de l’argent en trésorerie pour justement subvenir à tes besoins et les aléas qui peuvent intervenir et les imprévus.
Mais du coup avoir une bonne visibilité financière, ça va te permettre d’ajuster ta rémunération au plus juste par rapport à tes besoins personnels. Tu vas pouvoir te verser ce dont tu as besoin pour subvenir à tes besoins tout en respectant les besoins de ton entreprise en anticipant justement ce besoin de trésorerie pour tes investissements futurs et pour tes charges courantes tout simplement.
Avec quel outil suivre ses finances en micro-entreprise ?
Personnellement, je fonctionne comme ça.
Peu importe l’outil, l’objectif est d’avoir vraiment une vision très très claire sur tout l’argent qui va rentrer (ton chiffre d’affaires) mais également l’argent qui va sortir (tes charges et tes dépenses) tous les mois.
Suivre ses dépenses quand on est prestataire de service, ce n’est pas une obligation, mais je te recommande vraiment vraiment vraiment de le faire parce que comme je le disais, c’est le seul moyen d’avoir une vision réaliste aussi bien sur ta rentabilité, sur le fait que le statut de la micro-entreprise te convienne toujours, sur les investissements que tu vas pouvoir faire, etc.
C’est un point sur lequel j’insiste toujours avec les personnes que j’accompagne parce que c’est pour moi un point essentiel du business. Si tu as besoin d’aide pour suivre tes dépenses au niveau de ton business, n’hésite pas à me contacter, on pourra en discuter et voir comment je peux t’accompagner de ce côté-là
Voilà, tu as maintenant une vision plus claire sur l’importance cruciale de suivre tes finances en tant que micro-entrepreneur.
Une gestion financière bien ficelée te permettra d’anticiper les défis, d’optimiser tes investissements et de te rémunérer de manière juste.
Alors, n’attends pas plus longtemps pour mettre en place un suivi financier efficace. Si tu as besoin d’aide ou de conseils, n’hésite pas à me contacter. Ensemble, construisons un avenir financier solide pour ton entreprise !
