Les documents juridiques indispensables pour entrepreneurs
Tout entrepreneur devrait mettre en place un certain nombre de documents juridiques pour sécuriser son activité.
Lorsqu’il s’agit de mener des activités en ligne, il est essentiel pour les entrepreneurs de se conformer aux aspects juridiques et de protéger à la fois leurs intérêts et ceux de leurs clients.
Dans cet article, découvre la liste des documents juridiques indispensables à avoir en tant qu’entrepreneur.
Avec mon partenaire juridique Houjo, nous abordons les raisons pour lesquelles ces documents sont indispensables et comment ils peuvent aider les entrepreneurs à sécuriser leur activité en ligne tout en respectant les lois et réglementations en vigueur.
Cet article est issu de la retranscription d’une partie de l’épisode de podcast #11 Se mettre en conformité juridique avec Houjo.
Tu peux écouter l’épisode de Podcast dans sa totalité ci-dessous ou lire l’article juste après.
👉 Pour lire la retranscription de la première partie de l’épisode, « Entrepreneur : Se mettre en conformité juridique »
Les documents juridiques pour la vente
🟠 Les conditions générales de vente - CGV
Julie – “Si on vend sur son site internet, il faut des conditions générales de vente. Et là, je ne pourrais pas aller trop loin dans le détail parce que c’est un sujet qui est hyper technique, mais vraiment très technique, y compris pour les juristes aguerris que nous sommes. Parce que l’idée derrière la loi, le Code de la consommation, c’est de protéger les consommateurs en ligne car il y a beaucoup d’abus.
J’aime bien ce que tu disais, Oriane, on n’est pas chez les cowboys. L’univers du digital, c’est le Far West. Pour se différencier des sites marchands peu scrupuleux, il vous faut absolument des CGV. Des conditions générales de vente ultra-solides et adaptées à votre activité.
D’où l’interdiction absolue, déjà, d’aller copier-coller les CGV des concurrents, des voisins, etc. Parce que :
- C’est illégal, vous violez le droit d’auteur.
- Vous vous mettez à risque. Risque d’engager votre responsabilité professionnelle, responsabilité civile, voire pénale aussi.
Aussi, il y a ce que l’on appelle le droit de rétractation. Là, pareil, on sait ce que c’est. On l’a peut-être utilisé déjà en tant que consommateur. En tant que professionnel, on doit s’y plier. Et là encore, c’est un sujet qui est technique, qui n’est vraiment pas évident. Donc, il y a un protocole à mettre en place derrière.
On peut que vous conseiller de vous faire accompagner. C’est beaucoup trop risqué, beaucoup trop technique. »
🟠 Le contrat
Julie – “Si vous vendez en dehors de votre site Internet, vous avez un site, évidemment, pour vous faire connaître, mais vous construisez des sites Internet, vous êtes graphiste, vous êtes coach, dans ce cas-là, vous allez envoyer un contrat à votre client qui devra être signé. Et, là encore, le contrat, il est fondamental pour cadrer la relation, que tout le monde soit bien conscient de ses droits et de ses devoirs.
Et, je peux vous assurer qu’avec un bon contrat bien fixé comme on vous le propose chez Houjo, vous évacuez 99 % des différends qui peuvent opposer un professionnel à son client. C’est-à-dire que puisque tout est bien réglé, transparent en amont, ça réduit considérablement les mésententes, les différends et tous les problèmes, y compris les problèmes d’impayés que vous pouvez rencontrer. »
Oriane – “Quand vous avez, par exemple, en tant que coach un client qui ne suit pas le rythme que vous aviez défini. Par exemple d’une séance toutes les deux semaines et qui vous laisse des gros trous de trois mois ou de deux mois et qui réapparaît après alors que votre accompagnement, c’était de trois mois ou de six mois. Bref, là, c’est déjà une alarme à s’envoyer en se disant : “Est-ce que là, je n’ai pas manqué de cadrage dans la relation”.
Là, on n’est pas dans le risque parce que la personne paye, vous arrivez à finir votre prestation, donc tout va quand même très bien. Sauf que vous vous êtes rendu compte qu’il y a eu une perte de temps, il y a eu des flottements, il y a eu quelque chose qui n’a pas roulé, qui n’a pas bien marché comme vous l’auriez souhaité.
Et bien là, souvent, la base, le problème, c’est parce que le cadrage au départ dans le contrat n’a pas été clair. Et je vous passe tous les challenges, les défis des entrepreneurs avec l’argent. Imposer le montant, imposer le paiement en amont d’une partie de la prestation pour sécuriser la relation, etc. Quand on n’est pas à l’aise avec ces aspects-là, quand c’est prévu dans le contrat, quand c’est détaillé, la partie « Condition financière », ça vous soulage et tout est au clair. C’est écrit, on peut renvoyer les clients vers ce document-là si on n’est pas à l’aise pour le dire à l’oral.
De toute façon, quand c’est écrit, c’est toujours plus important et c’est acté.”
Les documents juridiques pour son site web
Oriane – “Trois documents juridiques qui certifient et garantissent la qualité, le professionnalisme de votre entreprise. Ces trois documents sont les conditions générales d’utilisation de votre site Internet, les mentions légales et la politique de confidentialité. Ces trois documents doivent être inscrits en bas de page de votre site. On doit pouvoir cliquer sur ces trois documents-là et on doit pouvoir lire le déroulé du contenu de ces trois documents.”
🟠 Les mentions légales
Oriane – “Les mentions légales, c’est tout simplement le statut juridique de votre société ou entreprise ou microentreprise, les moyens dont les prospects clients peuvent ou ceux qui visitent votre site peuvent vous contacter.
- Qui est en charge aussi de la gestion du maintien de vos sites ?
- Est-ce que vous avez bien le droit sur les photos et les images, les logos qui y sont présentés ?“
🟠 Les conditions générales d'utilisation
Oriane – “C’est tout simplement le mode d’emploi général de votre site Internet.
Quelles sont les obligations, les responsabilités qui incombent aux prospects, aux visiteurs, mais aussi à vous. »
🟠 La politique de confidentialité
Oriane – “La politique de confidentialité est de loin le document, on va dire, qui dépasse quelque part juste le cadre de votre site internet. C’est vraiment le document pivot de votre activité professionnelle et qui va être un petit peu la garantie que vous respectez le règlement général de la protection des données personnelles. Le RGPD, qui est un règlement européen qui impose à n’importe quelle entreprise, qu’elle soit au CAC 40 ou micro, qu’elle fasse un chiffre d’affaires de milliards ou de zéro, d’avoir cette conformité au regard des données personnelles. Qui veut tout simplement dire collecter le consentement et donc être transparent dans la collecte des données personnelles de vos clients.
Données personnelles, petite parenthèse, c’est le nom, le prénom, l’adresse email de votre client ou de votre prospect.
Donc, à partir du moment où vous collectez un nom, un prénom, un email, vous devenez responsable du traitement de cette donnée.
La sécurité, qui est un autre pivot aussi de votre activité au-delà des données personnelles, qui vous oblige à avoir une espèce d’hygiène informatique de base pour protéger ces données-là et protéger aussi votre contenu.
Et la confidentialité, c’est toutes les règles de non-transmission de ces données-là pour des fins commerciales ou autres, sans avoir encadré tout ça au préalable. Donc, transparence, confidentialité et sécurité, c’est en gros les piliers de base du RGPD qui doivent figurer dans ce document-là de politique de données personnelles qui est donc sur votre site internet.
Qui a aussi une obligation de ne pas seulement informer sur ce que vous faites avec ces données-là. Mais aussi d’information générale, parce que tout le monde doit être responsable de cette transmission de savoir, des responsabilités et des obligations qui encombrent aux professionnels, mais aussi aux clients. Donc, il y a cette obligation aussi d’informer le client de ce qu’est le RGPD, de ce que vous allez faire de ces données.
Au-delà de cet écosystème sur le site internet, ce document de politique de confidentialité donne le “La” aussi de toute votre activité et de la manière dont vous allez traiter vos données confidentielles. Mais aussi les données personnelles, éventuellement les données sensibles si vous êtes un naturopathe ou un professionnel du bien-être et que vous avez à collecter ces informations-là. Bien que nous, nous ne le recommandons pas !
En plus d’être en conformité, vous utilisez ces documents juridiques comme bouclier contre des concurrents malhonnêtes qui voudraient vous faire fermer, mais aussi comme moyen d’augmenter votre visibilité, votre crédibilité et donc aussi votre chiffre d’affaires.”
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Dans l’univers en constante évolution du digital, les entrepreneurs doivent prendre des mesures pour se protéger et garantir une expérience sûre et transparente à leurs clients. La mise en place de documents juridiques appropriés est une étape essentielle pour atteindre ces objectifs.
Les conditions générales de vente, les contrats et les documents spécifiques au site web permettent de cadrer les relations commerciales. Mais aussi de protéger les droits des parties impliquées et de se conformer aux lois et réglementations applicables, notamment le droit de rétractation et le règlement général sur la protection des données.
En investissant du temps et des ressources dans ces documents juridiques, les entrepreneurs peuvent établir une base solide et durable pour leur activité en ligne, renforcer leur crédibilité et leur professionnalisme, tout en évitant les problèmes juridiques à long terme. En fin de compte, cette approche contribue à sécuriser les revenus, à protéger la propriété intellectuelle et à garantir une expérience positive tant pour les entrepreneurs que pour leurs clients.
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